IT Crowd Club Liechtenstein

Tools, die der Verein benutzt: Teil 1

Möchte man innerhalb von einem Verein effektiv miteinander arbeiten, ist es wichtig eine passende Plattform für den Austausch untereinander und die Koordination von Vereinsaktivitäten zu finden.

Wir haben uns hierzu ebenfalls Gedanken gemacht und das eine oder andere System angeschaut. Anfangs wollten wir ein Wiki verwenden, sind dann aber zum Schluss gekommen, dass wir gerne “etwas mehr hätten”. So sind wir dann bei Google Apps gelandet. Vereint alle wichtigen Google-Produkte unter einer Haube mit Nutzung der eigenen Domain, in unserem Fall itcc.li.

Aus Google Apps verwenden wir verschiedene Dienste: Grundsätzlich Docs, Mail und den Kalender. Google Docs, auch Google Text & Tabellen genannt benutzen wir als zentrale Stelle für den Austausch von Informationen.

http://www.youtube.com/watch?v=aluEPPNYAlE

So sammeln wir auf Google Docs gemeinsam Ideen, speichern Entscheidungen und schreiben die Sitzungsprotokolle in Echtzeit gemeinsam. Ebenso haben wir dort unsere ToDo-Liste. Eigentlich alles, was mit irgendwelchen Dokumenten zu tun hat. Auch komplette Projekte und Veranstaltungen planen wir damit.

Jeder aus dem Vorstand kann so mit wenigen Klicks auf alle Dokumente zugreifen, aktuelle Aufgaben einsehen oder einfach seine Ideen notieren. Es gibt keine Diskussionen über fehlende Dokumente oder aktuelle Versionen. Für jeden aus dem Vorstand ist transparent ersichtlich, wie der Status der einzelnen Aufgaben ist. Ein weiterer, ganz wichtiger Vorteil ist die Unabhängigkeit von einem bestimmten Betriebssystem. Für Google Docs benötigt man nicht mehr wie einen aktuellen Browser, auch die Bedienung über mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets (Apps für Android und iOS vorhanden) ist möglich. So macht Arbeiten Spass!

Eine intuitive Bedienung innerhalb von Google Docs unterstützt die Zusammenarbeit. Es ist jedoch wichtig, dass man sich zuerst Gedanken über die Struktur der Dokumente macht. So findet auch jeder immer das was er sucht.

Zusätzlich zu Docs regeln wir den gesamten Mailverkehr über Google Apps. Neben den grundlegenden Mailfunktionen und einem hohen Sicherheitsstandard können wir damit auch den Zugriff auf unsere Mailpostfächer an andere Vereinsmitglieder delegieren. Beispielsweise während (Ferien-) Abwesenheiten. Dauerhaft regeln wir das beispielsweise mit unserer zentralen Kontaktadresse info@itcc.li so.

Mail und Docs beschrieben, jetzt fehlt noch der Kalender: Diesen benötigen wir zum aktuellen Zeitpunkt nicht so oft, aber auch der darf nicht fehlen. Wobei wir hier die Termine oft einfach an die “Private” E-Mail Adresse mit verbundenem Kalender senden.

Demnächst werde ich den zweiten Teil zu diesem Thema hier im Blog veröffentlichen. Darin geht es dann speziell um die Tools, die wir neben der für uns sehr zentralen Plattform, Google Apps verwenden.

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